Abrangência e escopo

Este Código de Ética, Conduta e Compliance, aprovado em 23 de Agosto de 2023, contendo regras gerais de ética e conduta, aplicável a todos os colaboradores, prestadores de serviço, fornecedores e clientes da Polifirmas, vem ratificar o compromisso da empresa com a observância integral da lei pátria e o respeito aos direitos humanos, individuais e coletivos, devendo ser cumprido pela sua Diretoria Executiva, gestores, colaboradores, estagiários, terceiros contratados, prestadores de serviço e qualquer pessoa agindo em nome da Polifirmas (sendo o referido grupo considerado “Colaboradores” para fins deste documento), prevalecendo sobre, e servindo de diretriz para todas as políticas e normas da Polifirmas.
Todas os colaboradores e prestadores de serviço da Polifirmas deverão firmar Termo de Recebimento e Compromisso, o qual será arquivado na sede da empresa enquanto o(a) seu(sua) signatário(a) mantiver o vínculo com a Polifirmas, e por pelo menos cinco anos após o seu desligamento ou rompimento de seu vínculo.

Código de Ética e Conduta

As condutas que se seguem são compromissos mútuos, estabelecidos entre a Polifirmas e seus colaboradores, bem como por parte da empresa perante seus clientes e fornecedores, buscando sempre orientar as práticas profissionais ou mesmo elucidar situações que possam gerar conflitos nas relações internas e externas da Polifirmas. Os temas selecionados foram considerados prioritários para compor o Código de Ética, Conduta e Política de Compliance da Polifirmas, de forma a contribuir para sua gestão ética e sustentável.
Os colaboradores são os representantes diretos da Polifirmas junto aos seus diversos públicos de relacionamento, tomando decisões, solucionando problemas, criando, inovando e aperfeiçoando, de forma contínua, seu negócio. São pessoas que fazem a diferença e, portanto, devem ser e estar preparadas para exercer suas funções da melhor maneira possível.

Respeito às Leis

Todo colaborador é responsável e tem o compromisso de conhecer e respeitar as leis e normas vigentes aplicáveis às suas atividades, bem como os procedimentos internos da Polifirmas, portando-se sempre com ética e moral em todas as atividades exercidas dentro e fora da Polifirmas.

Saúde e Segurança do Trabalho

A Polifirmas estimula seus colaboradores a assumirem atitudes responsáveis no cumprimento de leis e normas internas relativas à medicina e à segurança do trabalho, de forma a promover um ambiente de trabalho saudável e de qualidade como forma de auxiliar a Polifirmas a manter a segurança no trabalho, cada colaborador deve informar ao seu superior todo e qualquer acidente, ferimento, doença, incidente, condição insalubre, perigosa ou que possa representar uma ameaça a sua própria segurança e a de outros colaboradores, sendo certo que cada colaborador tem a responsabilidade de assegurar que está apto a desempenhar suas funções.
A saúde, a integridade física dos colaboradores e a proteção ao meio ambiente são prioridades para a Polifirmas, estando acima de questões econômicas ou de operações.
A Polifirmas estabelece e implementa normas e procedimentos de segurança, informando e treinando os colaboradores de maneira apropriada sobre riscos ocupacionais para que eles conheçam suas rotinas e se responsabilizem por elas.
As empresas prestadoras de serviços contratadas pela Polifirmas devem obrigatoriamente cumprir todos os procedimentos de saúde, segurança e meio ambiente definidos em políticas específicas de sua atividade.
Não admitimos que nenhuma ação seja tomada sem que esteja de acordo com a segurança, normas e procedimentos da área de Segurança, Saúde e Meio Ambiente .
É de responsabilidade de cada colaborador exercer com segurança a sua atividade. Cabe também aos gestores assumirem a postura de conscientização dessa responsabilidade, conduzindo sua equipe a partir de seus próprios exemplos.
Em situações de emergência, como acidentes ambientais ou de trabalho, os envolvidos devem seguir os procedimentos previstos para a situação e rapidamente relatar os fatos à administração local. Somente os porta-vozes oficialmente indicados poderão dar entrevistas ou fazer comunicados às autoridades e à comunidade.
A Polifirmas zela pela saúde e segurança dos colaboradores através da melhoria contínua das condições de trabalho, da observação dos direitos e deveres individuais e do incentivo aos hábitos que promovam a melhoria constante da qualidade de vida.
Todos os colaboradores e parceiros da Polifirmas devem zelar pela higiene e organização do local de trabalho e demais dependências da empresa.
A Polifirmas desaconselha o hábito de fumar. Dessa forma, é proibido fumar nas dependências e nos veículos da Empresa.
A Polifirmas, em atendimento aos seus princípios de atuação responsável, respeita, zela e incentiva seus colaboradores, clientes e parceiros de negócios a preservarem o meio ambiente.
A Polifirmas atua preventivamente para a preservação e a qualidade do meio ambiente, prevenindo a poluição e atendendo à legislação vigente para o desenvolvimento sustentável nas comunidades onde atuamos.
Assim, é fundamental: incentivar e orientar os colaboradores e parceiros a trabalhar conforme as melhores práticas e de acordo com a legislação ambiental federal, estadual e municipal.

Qualidade de Vida

A Polifirmas assume uma gestão responsável, oferecendo uma estrutura e ambiente de trabalho de excelência, de forma que promova uma boa qualidade de vida a seus colaboradores.

Álcool, Drogas e Armas

A Polifirmas e suas controladas não admitem e não permitem que seus colaboradores estejam, no desempenho de suas atividades para a Polifirmas, sob efeito de bebidas alcoólicas ou substâncias ilegais.
Armas de nenhuma espécie são permitidas nas dependências da Polifirmas, salvo para profissionais expressamente autorizados para tanto. Ademais, são proibidas a comercialização e a permuta das referidas substâncias e produtos nas dependências da Polifirmas.
É proibida a ingestão de bebidas alcoólicas no horário de trabalho, assim como o exercício da função profissional em estado de embriaguez, independentemente do nível de álcool no sangue ou da quantidade de álcool ingerida, tendo em vista não existir qualquer tolerância nesse sentido. São proibidos também o uso e porte de drogas e a permanência no ambiente de trabalho em estado alterado pelo uso de substâncias, o que pode afetar a segurança e o desempenho tanto do colaborador quanto de seus colegas de trabalho.

Gestão Participativa

A Polifirmas proporciona um ambiente favorável, com canais de diálogo e participação, de forma que o colaborador possa, efetivamente, contribuir para a gestão da empresa.

Diversidade

Os colaboradores, independentemente da posição hierárquica, assumem o compromisso de respeitar a diversidade humana, exercendo suas funções baseados no comportamento ético e moral, sem preconceitos de origem, raça, sexo, orientação ou identidade sexual, cor, idade, religião, deficiências físicas ou intelectuais ou quaisquer outras formas de discriminação. Faz parte da política de recursos humanos da Polifirmas a contratação de aprendizes e pessoas com deficiência (PCD).

Discriminação e Postura nas Relações de Trabalho

A Polifirmas destaca que são terminantemente proibidas atitudes preconceituosas e intimidadoras fundamentadas em raça, cor, sexo, orientação ou identidade sexual, religião, nacionalidade, idade, deficiência física ou intelectual, bem como assédio aos colaboradores, especialmente os de natureza moral e sexual.
Não serão toleradas condutas que resultem em intimidação, humilhação, coação ou ameaça aos Colaboradores, ou que levem à deterioração de suas condições de trabalho.
É compromisso da Polifirmas propiciar um local de trabalho que incentive o respeito mútuo entre os Colaboradores e relações de trabalho livres de intimidação ou assédio. Neste sentido, a Polifirmas incentiva que a comunicação e relacionamento entre todos Colaboradores seja baseada em transparência, lealdade e responsabilidade, deixando claro que práticas como a geração ou disseminação de fofocas, boatos ou fake news não serão toleradas.
A Polifirmas busca eliminar a discriminação e encorajar a diversidade entre os funcionários, tratando todos com respeito e igualdade. A contratação ou promoção de Colaboradores deve ser baseada no mérito e não deve ser influenciada por quaisquer outros fatores, troca de favores, estado civil ou qualquer outra motivação que não o desempenho profissional do Colaborador.

Representação

Os Colaboradores que representarem a Polifirmas externamente devem agir norteados pelos princípios de honestidade e responsabilidade, em conformidade com os valores preconizados pela Polifirmas, promovendo sua imagem, reputação e interesses.

Constrangimento Moral e Sexual

Os colaboradores da Polifirmas, independentemente de seu nível hierárquico, comprometem-se a exercer sua função de forma ética, repudiando qualquer tipo de constrangimento moral, sexual ou de outra natureza, zelando pelo respeito mútuo entre os Colaboradores e um ambiente de trabalho saudável. A Polifirmas se compromete, ainda, a apurar com rigor eventuais denúncias relacionadas a este ou qualquer outro item do presente documento, através do Comitê de Ética, respeitando, sempre que necessário, o sigilo do denunciante, bem como o direito ao contraditório e ampla defesa do denunciado.

Presentes e Convites

Os Colaboradores da Polifirmas devem abster-se de dar ou receber presentes, benefícios, favores e convites para participar de eventos sociais que possam afetar decisões, facilitar negócios ou condicionar a relação comercial com terceiros.
Observando-se o previsto nesta seção, e desde que não configurem as hipóteses descritas no parágrafo acima, os Colaboradores poderão aceitar convites recebidos de terceiros para participação em eventos, sobretudo se o objetivo do evento for promover o networking ou divulgar a Polifirmas no mercado.
Não é permitido aceitar ou oferecer, direta ou indiretamente, favores ou presentes de caráter pessoal, que resultem de relacionamento com a empresa e que possam influenciar decisões, facilitar negócios ou beneficiar terceiros.
Brindes, presentes e convites de valores pecuniários irrisórios (com valor máximo atrelado de R$150,00) que configurem prática de gentileza e cordialidade entre as partes de uma relação comercial e que não caracterizam a obtenção de benefícios em quaisquer negociações, podem ser aceitos pelos Colaboradores.
Com exceção da Presidência e Diretoria da Polifirmas, todos os demais colaboradores deverão se abster de receber brindes, presentes ou convites que extrapolem o valor descrito na cláusula acima, ou que tenham um objetivo diverso da mera prática de gentileza e cordialidade entre as partes de uma relação comercial. Na hipótese em que não seja possível recusar o recebimento de tais itens (por exemplo, tenham estes vindo por correio, sem prévia consulta), deverão eles ser encaminhados ao departamento de Recursos Humanos.

Conflito de Interesses

Não é admitido que o Colaborador utilize seu cargo, função, posição ou influência na Polifirmas para ter acesso a informações privilegiadas e utilizá-las em benefício próprio, de seus familiares e pessoas de seu relacionamento ou de outras empresas, seja para realizar transações com valores mobiliários ou quaisquer outras operações de caráter comercial ou financeiro; inclusive pedir favores ou serviços pessoais para seus liderados
Todos os Colaboradores devem evitar situações que gerem conflitos de interesse com a Polifirmas. Diante de situações que possam gerar tal forma de conflito, seja ele potencial ou real, os Colaboradores envolvidos devem se declarar impedidos de participar de qualquer discussão e decisão envolvendo a matéria e levar o assunto a seu superior hierárquico.
O conflito de interesses na relação colaborador-empresa ocorre quando o colaborador usa a sua influência ou comete atos com o intuito de beneficiar os seus interesses particulares e que se contraponham ao interesse da empresa ou possa lhe causar danos ou prejuízos.
É necessário solicitar autorização prévia do superior hierárquico, para realizar relações comerciais com empresas, em que o Colaborador ou pessoas de seu relacionamento familiar ou pessoal tenham interesse ou participação, direta ou indireta, sem autorização do superior hierárquico.
O colaborador não poderá realizar atividades externas, como prestar consultoria ou ocupar cargo, em organizações com interesses conflitantes ou que façam negócios com a Polifirmas
Atividades desempenhadas pelos colaboradores que não concorram com o tempo a ser dedicado à Polifirmas e não gerem conflito de interesses não sofrem objeção por parte da empresa.
São proibidos vínculos societários e comerciais, diretamente ou por intermédio de parentes até o quarto grau de consanguinidade ou segundo grau de afinidade com parceiros de negócio, fornecedores, prestadores de serviços e concorrentes da empresa.
Atividades de trabalho voluntário e de participação não remunerada em organismos profissionais, entidades assistenciais e de classe são incentivadas pela empresa.
Atividades voluntárias que envolvam nome e imagem da Polifirmas e seus recursos materiais e humanos deverão ser previamente autorizadas pela Diretoria e acompanhadas pelo Departamento de Recursos Humanos.
Durante o horário de trabalho, assuntos de interesse pessoal devem restringir- se ao mínimo indispensável.
Não é possível enumerar todas as situações ou relações que podem criar um conflito de interesse ou a aparência de um. Assim, cada situação deverá ser avaliada quanto aos seus aspectos específicos. Os colaboradores podem obter conselhos de seu gestor e do Departamento de Recursos Humanos para ajudar a determinar se existe um conflito.

Relações de Parentesco e Relacionamentos Afetivos entre Colaboradores

A contratação de parentes diretos (aqui entendidos como pai, mãe, padrasto, madrasta, filhos, enteados, avós, netos e irmãos) ou cônjuge (casamento, união estável ou namoro, seja hetero ou homoafetivo) de colaboradores será apreciada pelo Comitê de Ética, no intuito de avaliar a existência de conflitos de interesse. Tal contratação será vedada para posições entre as quais haja relação de subordinação direta ou indireta, ou para Colaboradores que integrarão a mesma equipe ou projeto, ficando a critério do Comitê de Ética enquadrar cada caso específico às situações hipotéticas ora retratadas, de modo a aprovar ou vetar eventual contratação cuja análise lhe seja submetida.
Da mesma forma, relacionamentos afetivos que venham a se estabelecer entre colaboradores da Polifirmas são admitidos, desde que não haja relação de subordinação direta ou indireta entre os envolvidos, tampouco que estes integrem a mesma equipe ou projeto. Esses relacionamentos devem ser, obrigatoriamente, relatados aos superiores imediatos e ao Departamento de Recursos Humanos, sob pena de configurar uma infração a este Código de Ética.
Nas hipóteses em que eventual relacionamento afetivo informado possa infringir as condições permissivas descritas no parágrafo acima, o caso deverá ser submetido, obrigatoriamente, à análise do Comitê de Ética.
No que se refere aos motoristas da empresa, considerando-se que não há relação de subordinação entre eles, os relacionamentos afetivos serão sempre permitidos, desde que, da mesma forma, sejam informados aos superiores imediatos e ao Departamento de Recursos Humanos, sob pena de configurar uma infração a este Código de Ética.

Interesse de Colaboradores em Outros Negócios, Negócios Próprios e Organizações

Os Colaboradores não devem ter qualquer tipo de atividade pessoal com fins comerciais, financeiros ou outro qualquer com nenhum concorrente, fornecedor e terceiro com quem a Polifirmas trabalhe ou negocie uma transação.
A Polifirmas informa que atividades ou serviços externos à empresa não podem gerar conflito de interesse ou interferir no trabalho a ser realizado na empresa. Não é aceitável que o colaborador realize serviços externos que, de alguma forma, criem conflitos com o trabalho que é executado para a Polifirmas, ou, ainda, que venda produtos que façam concorrência com a
Polifirmas ou suas controladas, mesmo que o faça como profissional autônomo.
A Polifirmas destaca que o processo de seleção de fornecedores, parceiros e prestadores de serviços será norteado por critérios transparentes e objetivos, incluindo, mas não se limitando a: histórico empresarial, capacitação técnica, financeira e gerencial, desempenho recente, qualidade, preço e outras condições comerciais que atendam às necessidades da Polifirmas.

Existência de Parentes que Desempenham Funções em Empresas Concorrentes e/ou em Fornecedores da Polifirmas

O Colaborador ocupante de cargo de direção ou diretamente envolvido em negociações comerciais, que tenha parentesco de até 4º grau (primos) com Colaboradores de empresas concorrentes e/ou fornecedoras, sendo que se entende como concorrentes as empresas que possuem produtos e/ou serviços similares aos comercializados pela Polifirmas, deve comunicar esse fato ao superior imediato, que reportará, caso entenda necessário, à Diretoria.

Confidencialidade das Informações

As informações de caráter confidencial da Polifirmas (incluindo-se, mas não se restringindo a dados financeiros, negociais, comerciais ou técnicos) ou de caráter pessoal (inclusive remuneração) do colaborador serão tratadas por todos os dirigentes e colaboradores de forma sigilosa, responsável e respeitosa, sempre de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados e demais leis que tratam da matéria, assegurando-se, assim, seu uso exclusivo no desenvolvimento das atividades da empresa.
O descumprimento, por parte do colaborador, do dever de confidencialidade, previsto nesta seção constitui justa causa para a rescisão do contrato de trabalho, nos termos do art. 482, alínea “g”, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), podendo o infrator responder ainda por eventuais perdas e danos sofridos pela Polifirmas.
Ademais, todos os dados, informações, projetos, planos de negócio e quaisquer outros materiais produzidos pelos colaboradores, em decorrência de sua função exercida na empresa, são de propriedade exclusiva da Polifirmas, e esta se reserva o direito de acesso e utilização destas informações e materiais, exceto quando limitada por lei ou acordo.
Postura e Responsabilidades nas Redes Sociais
A Polifirmas utiliza as redes sociais para se conectar com seus clientes, colaboradores e fornecedores, trazendo sempre conteúdo relevante e informativo. Para zelar por sua reputação e imagem, a Polifirmas contrata profissionais e consultorias especializadas que administram seus perfis oficiais, alimentando-os de acordo com seus objetivos nas redes sociais.
Publicações respeitosas e significativas nas redes sociais reforçam positivamente a imagem da Polifirmas Porém, quando realizadas de forma inapropriada, podem causar danos irreversíveis à empresa. Nesse sentido, os Colaboradores não estão autorizados a postar conteúdos, sejam eles textos, imagens, vídeos ou outros; responder a demandas de clientes; ou a criar páginas e perfis nas redes sociais em nome da Polifirmas. A confraternização com amigos e colegas de trabalho deve ser feita de maneira privada, em grupos fechados, para que conteúdos confidenciais da Polifirmas não fiquem expostos. Os Colaboradores podem compartilhar através de seus perfis apenas os conteúdos que já foram anteriormente publicados pela área responsável nos canais oficiais da Polifirmas.
Postagens com conteúdo (textos, vídeo, fotos ou outros) de eventos, treinamentos, convenções e processos diários da Polifirmas não podem divulgar informações estratégicas ou conteúdos confidenciais da empresa.
Em caso de dúvida, o Colaborador deverá consultar o Departamento de Recursos Humanos da Polifirmas.

Publicidade

Toda publicidade realizada em nome da Polifirmas deve estar não só em concordância com as normas existentes, mas também zelar para divulgar, da forma mais adequada possível, a sua marca e identidade visual, os serviços prestados pela empresa, bem como as qualidades que lhes são intrínsecas (pautando-se sempre por sua visão, missão e valores) As aplicações da marca Polifirmas deverão ser aprovadas formalmente pela Diretoria antes de sua divulgação ou publicação, para garantir o respeito ao padrão de identidade visual da empresa. Em casos específicos, como a publicação ou divulgação de press releases e outros materiais para a mídia ou imprensa, a criação e edição deverá ser supervisionada ou aprovada pela Diretoria Executiva.
Ademais, o relacionamento com a imprensa deve ser pautado no compromisso de fornecer informações precisas e transparentes, de maneira a manter uma relação de confiança com os meios jornalísticos e a boa imagem da Polifirmas perante o público em geral. Somente pessoas previamente autorizadas por sua Diretoria Executiva podem falar em nome da Polifirmas.
Não é permitido dar entrevistas e divulgar informações referente à Polifirmas para meios de comunicação, sem prévia aprovação da Diretoria.

Informação Privilegiada e Divulgação de Informações

Considera-se informação privilegiada qualquer informação relevante a respeito de qualquer sociedade ou negócio que envolva a Polifirmas, que não tenha sido divulgada publicamente e que seja obtida de forma privilegiada, em decorrência da relação profissional ou pessoal mantida com clientes, fornecedores, ou terceiros de um modo geral.
São exemplos (apenas exemplificativos) de informações privilegiadas: informações verbais ou documentadas a respeito de resultados operacionais de empresas, valores de fretes, alterações societárias, informações sobre compra, venda ou incorporação de empresas, títulos ou valores mobiliários, projeções financeiras, orientações sobre o resultado financeiro, projetos de pesquisa e desenvolvimento conduzidos pela Polifirmas ou terceiros, parcerias estratégicas, bem como qualquer outra informação que seja objeto de um acordo de confidencialidade firmado pela Polifirmas com terceiros.
As informações privilegiadas devem ser mantidas em sigilo por todos que a elas tiverem acesso, seja em decorrência do exercício da atividade profissional ou de relacionamento pessoal.

Preservação e Uso Indevido dos Recursos/Bens da Empresa

Os bens da Polifirmas, sejam eles físicos e tangíveis, ou intangíveis, serão tratados com zelo, responsabilidade e respeito por todos os Colaboradores.
Nenhum Colaborador ou prestador de serviços pode apropriar-se de bens ou recursos da Polifirmas, nem os utilizar para benefício próprio ou para fins estranhos a esta, sem prévia autorização formal. A remoção ou utilização não autorizada de material, bem físico ou equipamento de propriedade da Polifirmas é considerada falta grave. O acesso e uso do computador corporativo e recursos de rede, incluindo a conta corporativa de e-mail, acesso à Internet e sistemas, devem estar alinhados com as atividades e negócios da Polifirmas.
O Colaborador, portanto, deve estar ciente de que a empresa poderá, a qualquer momento e a seu exclusivo critério, verificar a utilização dos referidos recursos e acessos, com o fim de proteger seus interesses e prevenir eventual uso inapropriado.
Dessa forma, ante a possibilidade de acesso aos e-mails e arquivos, os Colaboradores da Polifirmas não devem manter nos computadores quaisquer dados ou informações particulares que pretendam que não venham a ser conhecidas e/ou acessadas pela Polifirmas.

Atividade Política

A Polifirmas não participará em atividade política partidária, tampouco fará qualquer contribuição política, quer em dinheiro, quer sob outra forma qualquer, sendo resguardado aos seus Colaboradores o direito de contribuir, pessoalmente e fora de seu horário de trabalho, para um candidato ou partido político. É vedado, no entanto, o pronunciamento de qualquer Colaborador em nome da Polifirmas a respeito de atos ou conduta de representantes do poder público.

Participação Sindical

A Polifirmas reconhece o direito de livre associação sindical dos seus Colaboradores, bem como a negociação coletiva conferida aos respectivos sindicatos nos limites previstos pela legislação nacional.

Vendas de Produtos ou Serviços nas Dependências da Polifirmas

Não é permitida a comercialização de produtos ou serviços de qualquer natureza entre colaboradores nas dependências da Polifirmas, seja em sua matriz ou em qualquer de suas filiais.

Exploração do Trabalho Infantil ou Escravo

A Polifirmas assume o compromisso de não admitir a exploração do trabalho infantil e/ou trabalho escravo em suas dependências e reserva-se o direito de não contratar serviços ou ter relacionamento comercial com empresas, entidades ou instituições que adotem essa prática.
Se menores de idade (entre 16 e 18 anos) forem contratados, na condição de aprendiz seguindo as leis vigentes no país, a empresa assegura que o trabalho não impedirá os seus estudos.

Meio Ambiente

É um compromisso da Polifirmas cumprir a legislação ambiental. As atitudes em relação ao meio ambiente têm como prioridade o respeito pela natureza, a prevenção e a redução dos impactos ambientais. Para isso, incentivamos as ações e o comprometimento das pessoas na melhoria dos processos e na aplicação de tecnologias adequadas, visando o desenvolvimento sustentável.
Proteger e gerir adequadamente os recursos naturais é uma demonstração de responsabilidade e um aspecto essencial à qualidade de vida das comunidades.

Cumprimento da Lei e Combate a Atos de Corrupção, Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro e outras Fraudes

A Polifirmas promove o cumprimento de todas as leis municipais, estaduais e federais vigentes e aplicáveis ao seu negócio, e nos contratos e convênios estabelecidos com o poder público e respeitam as prescrições morais, de forma a assegurar relações transparentes, justas e profissionais.
Os atos lesivos elencados pela Lei nº 12.846/2013 (conhecida também como Lei Anticorrupção), bem como qualquer prática de corrupção, seja de forma direta ou indireta, através de promessa, suborno, autorização ou oferta em nome da Polifirmas de qualquer natureza ou mediante pagamento de propina a agente ou servidor do governo, partido político, candidato a mandato político ou qualquer outra pessoa, são atitudes repudiadas e proibidas pela Polifirmas. Entende-se por agente governamental qualquer pessoa que atue em função oficial em nome de um governo, agência, departamento da Administração Pública, nacional ou estrangeira.
Na Polifirmas, também cabe a todos os Colaboradores a responsabilidade pelo cumprimento da legislação de prevenção à lavagem de dinheiro e demais fraudes, devendo manter-se alertas e atentos a transações não usuais, sendo certo que sempre que observarem uma transação suspeita, seja por meio de contratos com fornecedores e clientes ou na própria atividade da Polifirmas, devem relatá-la imediatamente ao seu superior ou ao Comitê de Ética.
Os Colaboradores que estiverem envolvidos em quaisquer práticas de lavagem de dinheiro ou qualquer outra de cunho ilegal como por exemplo: corrupção, recebimento de propina, fraude, entre outros, serão devidamente responsabilizados penal e administrativamente por suas ações.

Ouvidoria

A Polifirmas disponibiliza a seus Colaboradores e terceiros um canal idôneo, por meio do email contato@polifirmas.com (divulgado nos meios de comunicação interna e no site da empresa) para recebimento de quaisquer denúncias acerca de atos que atentem contra o presente Código de Conduta e Política de Compliance. As denúncias feitas através deste canal serão tratadas com rigor e sigilo. A Polifirmas repudia com veemência a prática da denúncia vazia, que não seja baseada em fatos e dados.
Comitê de Ética
As denúncias, questões e dúvidas, decorrentes do presente Código de Conduta e Política de Compliance, serão levadas ao conhecimento da empresa (por meio dos canais de comunicação disponibilizados pela empresa), devidamente tratadas com o sigilo e apreciadas, com isenção e imparcialidade, pelo Comitê de Ética da empresa.

Relacionamento com Colaboradores

Como a Polifirmas respeita e zela pela imagem e integridade de seus colaboradores perante o mercado e demais públicos com quem estabelece relações, espera que seus colaboradores, zelem pela reputação da Empresa e sua imagem. Assim a Polifirmas recomenda que seus colaboradores evitem o uso de uniforme ou quaisquer aparatos identificados pela Empresa em ambientes fora do horário de trabalho.
Empregue, no exercício das suas funções, a mesma atitude que qualquer pessoa honrada e de caráter íntegro empregaria na relação com outras pessoas e na administração dos seus próprios negócios.
Atue sempre em defesa dos melhores interesses da Empresa, mantendo sigilo sobre negócios e operações da mesma, assim como sobre negócios e informações de seus clientes.
Avalie cuidadosamente situações que possam caracterizar conflito entre os seus interesses e os da Polifirmas e condutas não aceitáveis do ponto de vista ético, mesmo que não causem prejuízos à Empresa.

Relações de Trabalho

Os colaboradores, em suas relações de trabalho, devem ter como referência os princípios estabelecidos pela Missão, Visão e Valores da Polifirmas, e ainda:
As relações de trabalho devem orientar-se pela cortesia, honestidade, transparência, justiça e respeito.
Os erros devem ser abordados e tratados com respeito e orientação devidos. É necessário o colaborador reconhecer honestamente os erros cometidos e comunicar imediatamente ao superior. O gestor deverá dar as diretrizes necessárias para evitar reincidências.
A Polifirmas valoriza a sinergia entre as áreas, a cooperação entre os colaboradores de todas as unidades e o compartilhamento de conhecimentos como forma de aprendizado e disseminação de melhores práticas, resguardados os critérios de confidencialidade.
As críticas devem ser construtivas e através de sugestões visando aprimorar a qualidade do trabalho.
O colaborador deverá questionar as orientações contrárias ao código de conduta e valores da Empresa.
Cada Gestor deve:
Colaborar para que predomine o espírito de equipe, a lealdade, a confiança, e a conduta compatível com os valores da empresa;
Colaborar para construir um ambiente de realização que seja alegre, saudável, de bem estar físico e emocional.
Ter em mente que seus colaboradores o tomarão como exemplo. Suas atitudes e comportamentos devem constituir modelo de conduta para a sua equipe.
É fundamental reconhecer o mérito de cada um e propiciar igualdade de acesso às oportunidades de desenvolvimento profissional existentes, segundo as características, competências e contribuições de cada colaborador. Não se admite nenhuma decisão que afete a carreira profissional de liderados.
É fundamental a pontualidade e o cumprimento de prazos.

Treinamento e Desenvolvimento

A aquisição de novos conhecimentos é de responsabilidade do colaborador, podendo a Polifirmas, a seu exclusivo critério, contribuir para isto.
A Polifirmas busca oferecer oportunidades de formação e aprendizado que atendam exclusivamente as funções desempenhadas ou a desempenhar na Empresa.
A participação nos treinamentos oferecidos pela Empresa é parte integrante das atividades profissionais exercidas pelos colaboradores e sua presença é obrigatória.

Conduta do Colaborador

Como a Polifirmas defende e respeita a imagem e a integridade dos seus colaboradores perante o mercado e demais públicos com quem estabelece relações, espera que seus colaboradores zelem pela reputação da empresa e sua imagem.
Espera-se que cada colaborador tenha consciência de que o seu comportamento reflete no ambiente de trabalho junto aos colegas com que convive diariamente.
O colaborador deve ser criterioso com a sua conduta em ambientes públicos, seja em circunstâncias de sua atividade profissional, seja em situações de sua vida privada, agindo com prudência e zelo, não expondo a empresa nem a própria carreira em risco.
Seja em ambiente interno, seja externo, como participação em treinamentos ou eventos, utilizando o carro da empresa e outras situações que permitam a identificação do colaborador, a conduta do colaborador em situações de trabalho deve ser compatível com os valores da empresa, contribuindo, assim, para o reconhecimento de sua boa imagem corporativa.
Os colaboradores devem manter registros completos e atualizados de todas as despesas relacionadas às suas atividades, inclusive documentos referentes a reembolso de despesas. Os colaboradores não devem jamais apresentar documentos falsificados ou que, de alguma forma, não reflitam a realidade.
Colaboradores no exercício de suas atividades profissionais representam a imagem da Polifirmas e, por essa razão, devem preocupar-se em usar roupas e acessórios que valorizem esta imagem, evitando exposições desnecessárias. A apresentação pessoal deverá ser de acordo com o bom senso e discrição, evitando o uso de roupas não condizentes com o ambiente de trabalho.
Quando adotado, o uso de uniforme é obrigatório durante todo o horário de trabalho, sendo de responsabilidade do colaborador a conservação e limpeza.
O colaborador deve evitar a utilização de uniforme fora do ambiente de trabalho. O colaborador que esteja utilizando o uniforme da Polifirmas em atos externos que envolvam ocorrências policiais ou quaisquer atos que possam denegrir a imagem da Polifirmas estará sujeito às penalidades internas aplicáveis.

Relações com Clientes

A Polifirmas considera o cliente como parceiro e busca atendê-los com respeito, oferecendo-lhes soluções e serviços de elevada qualidade.
É um princípio da empresa servir o cliente, com ênfase em segurança, qualidade, produtividade, inovação e sinceridade, atendendo-os com cortesia e eficiência, oferecendo informações claras, precisas e transparentes, criando valor para o cliente.
O cliente deve obter respostas, mesmo que negativas, às suas solicitações, de forma adequada e no prazo por ele esperado.

Relações com Concorrentes

A Polifirmas percebe que nosso diferencial competitivo é decorrente da busca incessante de oferecer um serviço de qualidade com segurança e respeito à concorrência livre. Queremos que nossos concorrentes nos admirem por essas características na execução de nossos serviços e nos respeite. Bem como devemos respeitá-los. No entanto vedamos a troca de informações internas, especialmente sobre preços, reajuste, descontos, margens, custos, clientes,
normas, procedimentos, documentos apresentações institucionais, volume e estratégia comercial, com concorrentes.
De forma alguma se devem tecer comentários que possam afetar a imagem dos concorrentes ou contribuir para a divulgação de boatos sobre eles.
De forma alguma se devem fornecer informações de propriedade da empresa a concorrentes.

Relações com Fornecedores

Os fornecedores da Polifirmas devem ser avaliados por meio de critérios claros e sem discriminação. Toda decisão deve ter sustentação técnica e econômica, não sendo permitido favorecimento de nenhuma natureza. As relações serão realizadas com honestidade, transparência, urbanidade e respeito.
Os fornecedores da Polifirmas deverão ter atuação compatível com os princípios deste Código de Conduta e sua seleção é pautada em critérios de independência, profissionalismo e não fazer uso de trabalho infantil, trabalho escravo e processos que agridam o meio ambiente.
A Polifirmas valoriza os fornecedores comprometidos com as questões sociais e ambientais, e que possuam condutas compatíveis com os valores e princípios da empresa.
É importante que:
A escolha e a contratação de fornecedores ou prestadores de serviços sejam baseadas em critérios técnicos e profissionais, devendo obedecer às políticas e procedimentos da empresa, de forma que garanta a escolha da melhor relação custo-benefício para a Polifirmas;
Negócios com fornecedores de reputação duvidosa não devem existir.

Medidas disciplinares

Em relação aos colaboradores da Polifirmas, o não cumprimento dos termos deste Código poderá sujeitá-los a medidas disciplinares, que incluem advertência (verbal e escrita), suspensão, demissão por justa causa e demais penalidades previstas em lei, independentemente de outras ações que a empresa possa adotar.
Na aplicação das penas disciplinares, serão consideradas a natureza e a gravidade da infração, observando-se sempre os preceitos deste Código e a legislação aplicável.